Immagina di entrare in un negozio e vedere la persona alla cassa che, oltre a registrare quello che hai comprato, ti permette di pagare anche con la carta o con il telefono. Finora questi strumenti lavoravano separatamente, come due amiche sedute a distanza: il registratore telematico e il POS. Dal 2026, invece, dovranno “darsi la mano” e parlare tra loro in modo ufficiale grazie a una legge italiana molto chiara.
Cosa dice la nuova norma?
La legge che mette insieme questi strumenti è la n. 207 del 30 dicembre 2024, che ha modificato il decreto legislativo 127 del 2015 e ora, finalmente, il provvedimento attuativo del 31 ottobre 2025 dell’Agenzia delle Entrate spiega come fare. Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
Chi riguarda?
Gli obblighi valgono per tutti i negozianti, bar, ristoratori e anche chi fa servizi e usa il registratore di cassa telematico con i pagamenti elettronici. In pratica, riguarda chi accetta pagamenti con carta, bancomat, smartphone e usa il registratore telematico per segnare le vendite.Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
Cosa bisogna fare in pratica?
Vediamo in modo semplice, punto per punto, cosa bisogna fare dal 2026.
1. Collegare il POS con la cassa
Non basta più avere solo il POS e il registratore di cassa. Da gennaio 2026 dovrai “agganciare” il tuo POS con il registratore telematico:
- Usando l’area riservata del portale web “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
- Serve l’autenticazione digitale con SPID, CNS, CIE o le vecchie credenziali Entratel/Fisconline.
- Dovrai inserire nell’area riservata i dati identificativi del tuo esercizio, di ogni POS e di ogni registratore telematico che usi per fare gli scontrini elettronici.
2. Quando fare il collegamento?
Il collegamento non è da fare subito per tutti, ma ci sono scadenze precise:
- Se il tuo POS è attivo già a gennaio 2026, hai 45 giorni dal momento in cui l’Agenzia delle Entrate pubblica il servizio web per fare la registrazione.
- Se invece attivi un nuovo POS dopo gennaio 2026, hai tempo dal sesto giorno del secondo mese successivo e comunque entro la fine di quel mese per registrarlo.
- Se cambia qualcosa (ad esempio aggiungi un nuovo POS o un nuovo registratore di cassa), devi aggiornare i dati sul portale.
Esempio pratico
Prendiamo la signora Maria che apre il suo negozio con un nuovo POS il 1° febbraio. Dal 6 aprile fino al 30 aprile deve entrare nel portale e fare il collegamento, indicando qual è il POS e qual è il registratore telematico che usa. Così, tutto resta sotto controllo.
3. Memorizzare e trasmettere i pagamenti elettronici
Ogni volta che qualcuno paga con la carta, il registratore di cassa deve memorizzare il fatto che il pagamento è elettronico, segnando il tipo di pagamento e l’importo. Questa informazione deve uscire anche sullo scontrino o sul documento commerciale.
- Tutti i pagamenti elettronici vanno trasmessi all’Agenzia delle Entrate giorno per giorno, in modo aggregato, cioè con il totale dei pagamenti elettronici ricevuti quel giorno, divisi per il tipo di pagamento.
4. Aggiornare i dati
Se cambi POS, cambia il registratore di cassa oppure apri una nuova unità locale, devi sempre aggiornare il collegamento usando le funzioni web dell’Agenzia delle Entrate.
Riferimenti normativi
I principali riferimenti che regolano questa materia sono:
- Legge 30 dicembre 2024, n. 207, Bilancio 2025 e modifica al decreto legislativo 127/2015.
- Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025.Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
- Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (privacy).
- Regolamento UE 2016/679 sul trattamento dei dati personali (GDPR).Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
Perché questa novità ?
Lo scopo è rendere tutto più trasparente e sicuro:
- Così si garantisce che ogni vendita sia registrata correttamente e i pagamenti siano tracciabili.
- Si favorisce la lotta all’evasione fiscale e alla doppia contabilizzazione.
- Tutto funziona in modo integrato, piĂą chiaro anche ai controlli.
E la privacy dei dati?
I dati dei pagamenti vengono memorizzati nei sistemi informatizzati dell’Agenzia delle Entrate e trattati solamente da personale autorizzato, rispettando la legge sulla privacy e la protezione dei dati.
Cosa succede se non rispetti gli obblighi?
Il provvedimento riprende le regole generali sulle sanzioni per chi non trasmette i corrispettivi giornalieri, che possono essere multe e sospensioni dell’attività per chi non si mette in regola. In sostanza: meglio fare il collegamento nei tempi giusti!
Esempio per tutti
Immagina che POS e registratore di cassa siano come due amiche che devono sempre parlarsi per mangiare la torta insieme. Se una delle due si dimentica di invitare l’altra, la festa non può partire. Così succede anche nei negozi: POS e cassa devono essere registrati e “collegati” tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, così ogni pagamento elettronico è visto da entrambe e anche dall’Agenzia!.Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
Domande frequenti (FAQ)​
No, puoi fare tutto online dal portale dell’Agenzia, ma se vuoi puoi delegare il tuo commercialista per aiutarti. L’importante è non dimenticare di registrare ogni POS che usi nel negozio.
Valgono le stesse regole: ogni POS va collegato con il registratore di cassa che usi. Se cambi qualcosa, devi aggiornare i dati sul portale.
Devi segnare il tipo di pagamento (ad esempio “carta di credito”, “bancomat”, “app”) e l’importo, e farlo apparire anche sullo scontrino elettronico.
Nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito dell’Agenzia delle Entrate, accedendo con SPID, CNS, CIE o le vecchie credenziali dell’Agenzia.
Dal 1 gennaio 2026 tutti dovranno essere in regola. Per chi ha già POS attivo, ci sono 45 giorni di tempo da quando l’Agenzia annuncia il servizio online.
Consigli pratici per negozianti
- Prendi nota di tutti i POS e registratori che usi.
- Tieni a portata di mano le credenziali SPID, CNS o CIE per accedere facilmente al portale.
- Aggiorna i collegamenti se aggiungi nuovi POS o cambi cassa.
- Ricorda: il collegamento serve per rendere tutto più semplice e chiaro, sia per te sia per il cliente.Collegamento-pos-Reg-Cassa-Age-provvedimento-del-31-ottobre-2025.pdf​
Conclusione
Questa nuova regola farà sì che i pagamenti elettronici e le registrazioni dei corrispettivi “camminino insieme”, come due scarpe dello stesso paio. Così tutti gli scontrini e i pagamenti elettronici saranno sempre tracciati e nessuno potrà dimenticarseli, né per sbaglio né di proposito.
Nel tuo negozio, bar, ristorante o attivitĂ , sarĂ quindi piĂą facile gestire tutto, evitare problemi e dimostrare di aver fatto ogni cosa nel modo giusto. Se segui questi passi, e tieni gli occhi sul calendario per le scadenze, puoi stare sereno e continuare a lavorare con un sorriso.
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